Documenti online senza più notaio

Si riducono notevolmente le ipotesi in cui è necessario l’intervento del pubblico ufficiale o del notaio per trasformare, a tutti gli effetti di legge, un documento cartaceo (meglio, documento analogico originale) in uno informatico. Il decreto legge anti-crisi (articolo 16, comma 12 del Dl 185/2008) prevede che la trasformazione avviene nella maggior parte dei casi a cura del soggetto che possiede il documento originale apponendo la propria firma digitale nel rispetto delle regole tecniche previste dal Codice digitale della pubblica amministrazione (Cad). Il pubblico ufficiale o il notaio è richiesto solo per alcuni documenti analogici originali unici, che in ragione di esigenza di natura pubblicistica, restano soggetti al particolare adempimento. Questi documenti, però, potranno essere individuati solo a seguito dell’emanazione di un eventuale decreto del Consiglio dei ministri. Le regole imposte dal Cad prima del decreto legge anti-crisi prevedevano, proprio al fine del passaggio al digitale, una rigida distinzione tra documento analogico originale unico e non unico.

Un documento analogico (per esempio cartaceo) è originale non unico quando sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione anche se in possesso di terzi. Questi elementi caratterizzano molti dei documenti d’impresa ad eccezione di alcuni (quale il libro dei soci o il libro delle delibere assemblari, ovvero le schede carburanti ovvero tutti gli atti conclusi con consumatori finali). Per questi ultimi, che vengono definiti documenti originali unici, le copie su supporto informatico sostituivano a ogni effetto di legge gli originali solo nel caso in cui la loro conformità fosse autenticata da un notaio o da un altro pubblico ufficiale. La regola produceva delle rigidità di sistema, talvolta insormontabili. Il decreto legge anti-crisi supera in modo radicale la problematica, stabilendo che le copie su supporto informatico di “qualsiasi tipologia di documento analogico originale sostituiscono a ogni effetto di legge l’originale se la conformità tra loro è assicurata direttamente  da chi la detiene con l’apposizione della propria firma digitale nel rispetto delle regole tecniche di conservazione”. 

Così, l’intervento del pubblico ufficiale o del notaio è previsto solo per alcuni documenti che potranno essere individuati con altro decreto del presidente del Consiglio. Ma si tratta di un provvedimento solo eventuale destinato solo a documenti originali unici che assolvono esigenze di natura pubblicistica. Pertanto restano sicuramente esclusi dall’autentica notarile tutti i documenti originali unici conclusi tra privati che assolvono funzioni di tipo commerciale o contrattuale.

Il Sole 24 Ore - Benedetto Santacroce