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CNA Modena automatizza la registrazione contabile
29/10/2013 10.33.00
IL CNA AUTOMATIZZA LA REGISTRAZIONE CONTABILE
CNA (“Confederazione Nazionale Artigianato e Piccola Media Impresa”) fu fondata nel 1946: oggi conta più di cinquecentomila associati, ha degli uffici di rappresentanza a Roma e a Bruxelles vanta una forte presenza sul territorio nazionale con 20 sedi regionali, 102 provinciali e 763 comunali.
Nella provincia di Modena, grazie alla varietà e alla diffusione delle proprie strutture, CNA lavora per far riconoscere a livello politico e istituzionale l’importanza  economica e culturale di artigiani e piccole e medie imprese, ma soprattutto è attiva per la protezione e lo sviluppo di queste entità. Con 55 uffici locali e 15 aziende satelliti, specializzate per settore o per servizio, impiega più di 600 persone.
CNA Servizi Modena s.c.a r.l. offre servizi a circa 9000 imprese associate a CNA Associazione Provinciale di Modena, l’associazione che porta Avanti la rappresentanza degli interessi e la pro-tezione collettiva di artigiani e piccole e medie imprese nelle province di Modena.
La missione di CNA Servizi è assicurare ai propri clienti la massima tranquillità sul piano norma-tivo e fiscale, usufruendo di un’ampia offerta di servizi che coprono, tra l’altro: tenuta della con-tabilità semplificata e ordinaria, con redazione di bilanci civilistici e fiscali, interpretazione delle normative, standard tecnici, qualità, consulenze alle nuove imprese, formazione su aspetti ma-nageriali e commerciali. Il suo personale altamente qualificato è costantemente tenuto aggiornato su tutti gli aspetti normativi e i regolamenti.
CNA Servizi Modena tratta ogni anno molte centinaia di migliaia di fatture di acquisto e vendita per conto dei propri clienti, registrandole contabilmente e, ove richiesto, trattandole anche ai fini della contabilità analitica. Da anni quindi CNA Servizi, in collaborazione con CNA Modena, sta cercando soluzioni innovative per sveltire questo processo e assicurarne una migliore operatività.
Dal 2008 al 2010 CNA Servizi ha promosso il progetto di ricerca FATELA, co-finanziato dalla Re-gione Emilia-Romagna su fondi Asse1 POR-FESR e gestito da SIAER scarl, una società operante nel settore ICT che da oltre venti anni affianca i propri clienti nella gestione delle informazioni e dei servizi e che ha come clienti diretti associazioni di categoria, principalmente CNA, e studi professionali, e come utenti finali le piccole imprese associate. In questi ultimi anni SIAER si è trasformata in CNA Informatica prima e in SIXTEMA spa successivamente, ampliando il proprio territorio su scala nazionale.
Kartha è una società specializzata in document management per l'archiviazione documentale, la conservazione sostitutiva a norma di legge, la firma digitale e la posta elettronica certificata e SATA è un’azienda che opera nel settore dell’informatica e della telematica attraverso la partecipazione a progetti di ricerca e sviluppo tecnologico, e la trasformazione dei loro risultati in prodotti e servizi software per il mercato.
SATA, in collaborazione con il Dipartimento di Ingegneria dell’Informazione dell’Università di Modena e Reggio Emilia, ha realizzato una versione estesa dello strumento di interpretazione semantica delle fatture denominato Kartha for Invoice, capace di alimentare il sistema contabile generando in modo automatica una proposta di registrazione contabile che viene direttamente recepita dal sistema gestionale.
Si tratta di una soluzione adatta a qualunque centro servizi contabili, che voglia minimizzare i tempi di registrazione delle fatture attive e passive e ottenere una maggiore uniformità di trattamento indipendentemente da chi abbia inserito la registrazione.
 
Il Progetto
Il progetto FATELA si è concentrato su due obiettivi:
• Automatizzare la registrazione contabile suggerendo le contropartite di costo e ricavo e alimentando automaticamente il sistema SCUDO, partendo da fatture in formato PDF immagine, ottenute da scansione.
• Trasformare fatture in formato proprietario (OSRA) generate da un sistema gestionale in registrazioni contabili in formato SCUDO.
Il primo obiettivo va incontro alle esigenze di tutti i piccoli clienti di CNA Servizi, che hanno un numero limitato di fatture che possono mettere a disposizione su carta o al massimo spedire via mail in formato PDF. Il secondo obiettivo invece tiene conti di clienti di maggiori dimensioni che hanno flussi di fatturazione attiva dell’ordine di qualche centinaio di documenti al mese,  e che quindi pesano molto sull’organizzazione interna di CNA servizi.
In ogni caso l’elemento innovativo del progetto ha riguardato l’automazione della registrazione contabile. Questo risultato viene conseguito in due fasi:
• Proposta automatica di contropartita contabile, basata sulla frequenza con cui una certa contropartita si manifesta nello storico di rapporti tra una coppia (cliente, fornitore). Questo sistema ha il merito di essere molto intuitivo ma allo stesso tempo molto efficace, avendo a disposizione un archivio storico di almeno sei mesi. L’aspetto interessante è che la frequenza delle varie contropartite movimentate viene aggiornata automaticamente ad ogni nuova registrazione che riguardi quel cliente e quel fornitore, realizzando nei fatti un solido meccanismo di autoapprendimento. Questa fase dipende solo in parte dal sistema gestionale di destina-zione, in quanto ne utilizza solamente lo storico registrazioni, i codici IVA e il piano dei conti (eventualmente personalizzato per cliente), che vengono importati in sede di start-up e aggiornati solo quando necessario.
• Interfacciamento con il sistema gestionale di destinazione. Questa fase dipende fortemente dal gestionale di destinazione, sia in termini di formato delle registrazioni contabili, che in termini di protocollo di scambio delle informazioni. Nel progetto FATELA il sistema target era SCUDO, sviluppato internamente da SIAER e dotato di un’interfaccia a web service che ha permesso di realizzare un’integrazione spinta, con acquisizione in tempo reale del numero di protocollo IVA e invio delle registrazioni al sistema target. In altri casi può funzionare anche un sistema basato sullo scambio di file, utilizzando cartelle di appoggio con meccanismi di polling, facendo attenzione ad assicurare la corretta attribuzione del protocollo IVA (o avendo la possibilità di rinumerarlo).
Il progetto FATELA si è concluso a fine 2010 con grande soddisfazione sul piano dei risultati tecnico-scientifici e elevato interesse da parte degli operatori di CNA Servizi, che sono stati coinvolti pesantemente nella sperimentazione. L’unico problema operativo sollevato è il peso, che con l’attuale organizzazione del lavoro ricade sugli operatori CNA, dell’attività di scansione, con l’auspicio che si riescano a convincere gli associati ad inviare fatture già scansionate o di-rettamente generate in PDF.
Nel 2011 e 2012 alcune filiali CNA della provincia di Bologna e Reggio Emilia hanno utilizzato costantemente il sistema su alcuni clienti che producevano un significativo numero di fatture all’anno. Nel 2013, secondo un piano progressivo di adozione ancora in corso, SIXTEMA ha abbandonato il sistema gestionale SCUDO sostituendolo con OSRA. La ripresa dell’esperienza FATELA su larga scala è attualmente in corso di valutazione, fermo restando che siamo ancora lontani dall’avere una percentuale di fatture disponibili già in formato digitale.  
CNA Servizi ha nel frattempo deciso di procedere, nell’ambito di un nuovo progetto di ricerca del programma INTERREG MED, denominato CO-EFFICIENT, cui partecipa CNA Modena assieme a SATA, ad utilizzare il trattamento automatico sulle proprie fatture passive. Infatti CNA Servizi, che assieme alle altre società satelliti ha un flusso di circa 20.000 fatture passive all’anno, riceve già molte fatture in formato PDF e quindi ha risolto all’origine il problema della scansione. E’ in corso di realizzazione l’interfacciamento con il sistema gestionale Pandora, che SIXTEMA ha ottenuto come specializzazione di NebulaERP, utilizzato da CNA Servizi come sistema gestionale. Nell’ambito di questo progetto, che ha come obiettivo l’aumento della dematerializzazione come fattore di efficienza energetica, si studierà anche come automatizzare la registrazione di incassi da cliente (quasi 10.000 nel caso di CNA Servizi) interpretando opportunamente l’estratto conto ricevuto dalla banca.
 
L'ARTCHITETTURA
La piattaforma proposta ha la seguente architettura
IL FLUSSO DI LAVORO
Nel seguito riportiamo le principali interfacce utente utilizzate dall’operatore contabile nel pro-cesso di controllo e contabilizzazione fatture.
 

Tutti i campi della fattura rilevanti per la registrazione vengono estratti automaticamente e presentati sulla sinistra del documento con un semaforo che ne rappresenta il grado di confidenza (verde = corretto, rosso = mancante, giallo = sospetto, arancione = sintatticamente errato). I campi possono essere presentati su due successive pagine per garantire una maggiore leggibilità

In questo caso sono visibili anche tutte le righe del corpo fattura e i riferimenti a ordini di acqui-sito e documenti di trasporto, che potrebbero servire in caso di riconciliazione con documenti pregressi, mentre in generale sono superflui ai fini della pura registrazione contabile.  Nell’ultimo pannello si vede invece la composizione della registrazione contabile, che mostra le contropartite proposte sulla base delle contrapartite che nel passato hanno avuto maggiore frequenza di movimentazione. A questo punto la registrazione contabile è pronta per essere importata, in automatico o previa conferma, dal sistema gestionale.
 

 



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