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CHIMAR alleggerisce il flusso dei documenti con Kartha for documents
19/07/2011 14.57.00
 

 

CHIMAR nasce nel 2000, e da subito la nostra scelta strategica è stata quella di essere un fornitore globale “full liner” affiancando alla classica produzione di imballaggi in legno e casse pieghevoli in compensato, gli accessori per l’imballaggio e servizi di logistica industriale, gestione magazzini e dispone di aree dedicate per lo stoccaggio dei materiali e per le attività di confezionamento.
In quest’ottica nel 2005 è entrata a far parte del gruppo CHIMAR, CBM azienda operante da molti anni nel settore degli imballaggi in cartone, portando così una maggiore professionalità e specializzazione anche nella progettazione e realizzazione di imballi in cartone.
CHIMAR, offre un lavoro "su misura" per ogni singolo cliente, soluzioni a valore aggiunto, comprendendo lo smontaggio e rimontaggio di parti meccaniche ed elettroniche, attività di confezionamento, protezione prodotti, carico merci, spedizione.

Tutti questi servizi prevedono un importante flusso di informazioni tra i vari reparti, flusso che creava una notevole quantità di carta e di lavoro per imputare le giuste informazioni e quindi poi farle gestire da i vari software e macchine.
I clienti di Chimar inviano le informazioni dell’ingombro e i dati delle spedizioni attraverso delle schedine RD, tali schedine venivano stampate e le informazioni contenute imputate a mano dagli operatori. La difficoltà nasceva dal fatto che non era possibile intercettare i dati delle schedine RD quando sono ancora in formato digitale.

L’esigenza espressa dall’azienda è stata quella di poter diminuire sensibilmente questo flusso di carta senza però perdere le informazioni. Il progetto è partito con il flusso degli operatori di magazzino che si trovano a elaborare circa 400-500 Receiving Documents (di seguito RD) al giorno, caricando i dati in essi contenuti in un elaboratore dati e con programma in tecnologia VB Script.
Chimar per migliorare il proprio processo si è rivolto a Kartha che con l’aiuto di SATA è riuscita a velocizzare sensibilmente il flusso delle informazioni.

KARTHA è una società specializzata in document management per l'archiviazione documentale, la conservazione sostitutiva a norma di legge, la firma digitale e la posta elettronica certificata e SATA è un’azienda che opera nel settore dell’informatica e della telematica attraverso la partecipazione a progetti di ricerca e sviluppo tecnologico, e la trasformazione dei loro risultati in prodotti e servizi software per il mercato.
Kartha e Sata grazie all’esperienza maturata con Kartha For Invoice (KFI) hanno potuto offrire a Chimar la sua naturale evoluzione, Kartha For Documents, andando a generalizzare il contesto di adozione.

Si è voluto proporre a CHIMAR una soluzione per ridurre al minimo l’onerosa gestione dei RD gestiti in magazzino dal reparto Packaging, non potendo intercettare le informazioni in formato elettronico dal sistema che origina queste schedine.

Il Progetto

Kartha For Documents è un’applicazione che ha lo scopo di estrarre automaticamente delle informazioni da documenti non strutturati, a layout fisso.
Il sistema si basa sul concetto di classe documentale, ossia un insieme di dati appartenenti logicamente alla stessa tipologia di documenti.
Per ogni classe documentale si ha la possibilità di definire il nome e il tipo (o dominio) dei campi di interesse. Ad ogni classe corrispondono poi uno o più modelli che contengono principalmente le informazioni posizionali (cioè dove si trovano i campi per un dato layout) e quelle relative al tipo di testo (come la presenza di scrittura manuale).

Una volta che Chimar ha fornito le specifiche relative al processo di acquisizione ed esportazione dei receiving document, si è quindi proceduto alla definizione della classe documentale RD.
Una caratteristica importante del software sfruttata nello scenario Chimar è la possibilità di definire, per ogni classe, dei metadati, ossia delle informazioni che non sono estratte direttamente dai documenti, ma che vengono fornite dall’operatore durante il processo di acquisizione.
Dati e metadati possono essere poi oggetto di controlli incrociati, tramite la definizione di apposite operazioni che hanno lo scopo di validare le informazioni lette sul documento o di calcolare dati derivati.
Una volta definita la classe RD, si è realizzato l’unico modello necessario, dal momento che tutti i receiving document presentano il medesimo layout.
Dopo aver definito classe e modello, è stata svolta un’attività di personalizzazione e ottimizzazione:
Al fine di migliorare la qualità di estrazione, il sistema è stato arricchito con una base di dati fornita da Chimar, utilizzata per ulteriori controlli incrociati.

Alcuni esempi:

- Inserimento di una tabella di fornitori con relativi codici e descrizioni, oggetto di autoapprendimento da parte del sistema, con lo scopo di rendere univoca l’interpretazione del nome del fornitore a partire dal suo codice.
- Inserimento di una tabella dei possibili tipi di servizio
- Inserimento di una tabella dei codici di protezione
- Adattamento dell’interfaccia web di acquisizione e delle logiche di estrazione alla specifica esigenza di Chimar di distinguere i metadati e le operazioni da applicare in base alla provenienza dei RD (da “Fornitori” o da “Modena”).
- Ottimizzazione dell’interfaccia di acquisizione con integrazione del controllo diretto dello scanner

Flusso dei dati

Dal punto di vista operativo, gli utenti utilizzano l’interfaccia web per scansionare e acquisire i receiving document di un dato lotto, inserendone contestualmente i metadati (come ad esempio l’orario di arrivo).
I documenti vengono quindi sottoposti al processo di estrazione automatica (preceduta da una fase di riconoscimento OCR) e applicazione dei controlli incrociati.
Una volta effettuata la lettura e l’interpretazione delle informazioni dei RD, solo i documenti che presentano degli elementi di incertezza sulla qualità di estrazione o che non rispettano le operazioni di controllo, sono oggetto di verifica da parte dell’utente, tramite il modulo Verifier che permette di correggere in modo intuitivo i dati estratti.
I lotti possono essere ulteriormente scomposti in raccolte di documenti (di dimensione configurabile), in modo da ottimizzare la fase di verifica, svolta in parallelo sulle postazioni dei diversi operatori di magazzino.
Ogni campo, grazie alla metafora dei semafori, fornisce un feedback immediato sulla qualità del suo riconoscimento.
Una volta estratti ed eventualmente verificati, i documenti vengono esportati, nel formato concordato, in una cartella di rete. Da qui una routine di importazione provvede a farli arrivare al sistema di gestione dei RD in dotazione in Chimar.
Il funzionamento a regime del sistema ha portato oggi in Chimar un netto risparmio di tempo e risorse,
grazie a una percentuale di circa il 90% dei RD che vengono esportati correttamente senza richiedere l’intervento dell’operatore



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