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Mercatone Uno ottimizza i suoi processi aziendali attraverso le soluzioni Kartha
25/11/2011 10.18.00

Mercatone Uno ottimizza i suoi processi aziendali attraverso  
le soluzioni  Kartha

Mercatone Uno Service srl è una società della GDO (settore non food, con specializzazioni nell’elettrodomestico e nel mobile su misura) con sede centrale ad Imola che gestisce su tutto il territorio nazionale circa 120 Punti Di Vendita sui diversi “brand” del gruppo (dei quali il principale è “Mercatone Uno”, con 94 PdV).
La sua crescita recente è stata molto rapida, se pensiamo che 20 anni fa i PdV erano solamente 12. All’inizio del 2010 la società ha intrapreso un percorso di razionalizzazione della propria organizzazione, sia attraverso una serie di operazione societarie che attraverso la centralizzazione presso la sede centrale di Imola di tutta l’attività amministrativa (in precedenza ubicata sui diversi Pdv), attivando contemporaneamente la conservazione sostitutiva dei documenti amministrativo-contabili, così come una soluzione di portale Internet, da utilizzarsi come unico strumento di comunicazione con i fornitori del gruppo.

In precedenza le comunicazioni con i fornitori del gruppo venivano effettuate direttamente dal personale dei Pdv via posta e via fax, con un enorme dispendio di risorse (carta, consumabili, telefono, bolli, ..) e di tempo, e con soventi “disallineamenti” fra i documenti che lo spedente considerava spediti e quelli che il ricevente considerava ricevuti (e relativi disservizi).
La realizzazione del portale e la attivazione della conservazione sostitutiva sono state affidate a Gruppo Sistema Spa, il quale per realizzare tali progetti si è avvalso rispettivamente delle soluzioni Sharepoint di Microsoft e Karthadoc di Kartha srl.

Il progetto è stato sviluppato sostanzialmente in due fasi, e precisamente:

  • fase 1 (detta anche fase “organizzativa”): consisteva nel creare il portale e nel collegarlo al Sistema Informativo del gruppo, trasferendo su tale portale tutte le comunicazioni con i fornitori di tipo “organizzativo”
  • fase 2 (detta anche fase “amministrativa”) consisteva nel far confluire sul portale tutte le comunicazioni con i fornitori di tipo “amministrativo”.

Fase 1

E’ consistita nella creazione del portale fornitori, visibile in Internet, al cui interno fosse presente uno spazio dati privato per ogni fornitore (accessibile tramite una o più coppie profilo-password a lui dedicate).

All’interno di tale spazio dati sono state attivate le seguenti sezioni:

o   Listini: contiene i listini inseriti dal fornitore e da scaricare a cura di Mercatone Uno

o   Ordini: contiene gli ordini effettuati dai punti vendita Mercatone Uno

o   Contestazioni merce: contiene le contestazioni per merce mancante/eccedente elevate dai punti vendita Mercatone Uno a fronte delle forniture ricevute

o   Contestazioni prezzo: contiene le contestazioni per differenza prezzo elevate dai punti vendita Mercatone Uno a fronte delle forniture ricevute

o   Resi: contenente le richieste di reso, i solleciti alle richieste di reso e le comunicazioni di distruzione autorizzata effettuate dai punti vendita Mercatone Uno

o   Pagamenti: contiene tutte le informazioni relativi ai pagamenti effettuati

o   Fatture attive:contenente le fatture emesse dalle società del gruppo Mercatone Uno verso il fornitore In ognuna di tali sezioni le “informazioni” sono presenti sia in un formato “ufficiale” (file pdf) che in un formato elaborabile automaticamente dal destinatario (file csv o txt).

In ognuna di tali sezioni le “informazioni” sono presenti sia in un formato “ufficiale” (file pdf) che in un formato elaborabile automaticamente dal destinatario (file csv).

fase 2

Nella fase 2 è stata successivamente aggiunta al portale la seguente sezione:

o   Fatture passive: contiene le fatture emesse dal fornitore verso le società del gruppo Mercatone Uno

E’ stata creata una sezione ad hoc, oltre che per la numerosità dei documenti ricevuti, per la complessità gestita in quanto il portale,oltre a ricevere automaticamente i pdf delle fatture fornitori, avvia anche il 27/10/2011 Mercatone Uno - case history portale fornitori Pagina 2 di 2
processo di estrazione automatica del contenuto di tali pdf e di registrazione automatica in contabilità, nonché l’alimentazione automatica per tali pdf del documentale KarthaDoc.

Si evidenzia come i numeri associati nella fase iniziale del progetto constino di circa 350.000 fatture/anno, distribuite su 300 registri iva.

Non tutti i fornitori del gruppo avevano/hanno caratteristiche, volumi e continuità di servizio atte agarantire l’utilizzo corretto ed efficace della propria sezione del portale (si pensi ai piccoli fornitori di servizi); pertanto si è prevista la possibilità per Mercatone di usare il portale “per conto” del fornitore (caricando i pdf ricevuti via mail oppure scansionando e caricando i documenti ricevuti in cartaceo), ottenendo quindi comunque che sul portale venisse gestita la completezza delle informazioni, e di conseguenza il loro trattamento fosse effettuato in una modalità omogenea.

Per ogni fattura pdf inserita dal fornitore il portale (precedentemente istruito con la configurazione dei “modelli” dei documenti passivi di ogni fornitore) effettua in tempo reale l’estrazione automatica dei dati contenuti (tipo documento, nr e data documento, partita iva fornitore, partita iva destinatario, magazzino destinatario, totale imponibile, totale iva, totale documento, sviluppo castelletto iva, elenco riferimenti presenti nel corpo del documento [nr e data ddt, nr e data contestazione, nr e data ddt reso, nr e data verbale distruzione]), controlla la congruenza di tali dati (segnalando in tempo reale eventuali errori al fornitore inserente), ed in caso di assenza di errori invia automaticamente il file pdf ed il relativo file csv contenente le informazioni estratte al sistema contabile e al sistema documentale (KarthaDoc).

Il sistema gestionale, ricevendo i file csv relativi ai documenti fornitori, effettua in automatico la relativa registrazione in contabilità generale ed analitica in modalità “sospeso”, effettuando anche automaticamente la trattenuta dal pagamento delle contestazioni aperte con il fornitore e la registrazione automatica su un apposito conto della differenza fra quanto presente come carico di magazzino e quanto riportato in fattura.

Le problematiche eventualmente riscontrate durante tale fase di registrazione in contabilità sono
visualizzabili da parte dell’operatore nel massimo dettaglio di riferimenti; viene quindi evitata all’operatore tutta la fase di controllo della fasatura fra i contenuti rilevati dalla fattura del fornitore e quelli riscontrati all’interno del gestionale del Mercatone, e quindi l’operatore passa immediatamente alla fase decisionale (segnalare al magazziniere un carico mancante, effettuare una contestazione di prezzo al fornitore, accettare una differenza a valore in quanto al di sotto del livello consentito, ecc.).

Esiste infine una funzione (a schedulazione notturna) di estrazione dalla contabilità generale di un flussocontenente quelli fra i “metadati” definiti nel documentale Karthadoc che sono di competenza della contabilità generale (es: nr e data protocollo iva, nr registrazione, …), con aggiornamento automatico del documentale stesso. Tale funzione, oltre ad aggiornare i metadati definiti in KarthaDoc, effettua anche (per le fatture Intracee o di S.Marino, registrate in “reverse charge”) l’applicazione automatica sul documento pdf presente nel documentale del timbro corrispondente al castelletto iva applicato dalla società (secondo le indicazioni di legge).

Il documentale KarthaDoc è stato inoltre integrato con il sistema gestionale, permettendo quindi agli utenti la richiesta di visualizzazione del pdf associato ad una fattura fornitori sia da portale (Sharepoint) che da gestionale che da documentale (KarthaDoc).
Le fatture fornitori ricevute dal documentale KarthaDoc vengono poi mensilmente spedite al servizio di conservazione sostitutiva gestito da Infocert, utilizzando le apposite funzioni automatiche presenti nel documentale stesso.

Infine, attraverso ulteriori funzioni appositamente sviluppate sul gestionale, vengono automaticamente spediti al documentale KarthaDoc anche tutti gli altri documenti amministrativi che per legge devono essere conservati (libri giornale, registri iva, partitari, libri inventari, giornali magazzino), garantendo a Mercatone Uno il rispetto delle normative esistenti per la conservazione sostitutiva dei documenti.

 



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