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L'ottimizzazione della gestione documentale del Gruppo ISA
30/05/2011 15.03.00

ATTORI DEL PROGETTO

Il Gruppo Isa , leader della distribuzione in Sardegna, ha una storia che comincia negli anni 60, grazie al presidente del gruppo Giovanni Muscas, e cresce in maniera esponenziale fino ad essere oggi l’azienda leader in Sardegna della grande distribuzione.
Il Gruppo Isa con la moderna e capillare rete di vendita, basata sull’esperienza e professionalità delle proprie risorse umane, rifornisce ogni giorno migliaia di clienti e centinaia di affiliati.
Il Gruppo Isa, in costante crescita, è presente sul territorio con diverse insegne e diversi marchi di vendita. È un’azienda multicanale e multibrand: vendita all’ingrosso e al dettaglio, cash & carry, Centri Commerciali, produzione industriale, servizi e agricoltura.
Oggi il Gruppo ISA comprende numerose realtà come il Gruppo Casar, Disario, Camporosso, Società Ortofrutticola, Euromix e Cooperativa Sant’Agostino.

La composizione societaria del Gruppo ISA risulta quindi piuttosto complessa, così come estremamente articolata è la generazione di documenti da diversi punti di vista:
• uffici interessati
• diversità di tipologie di documenti
• applicativi gestionali utilizzati
• numerosi documenti interaziendali, che necessitano di documentazione da allegare 
In media il Gruppo ISA emette circa 1200 Fatture al giorno e riceve una media di 500 documenti passivi.
Pensare quindi all’introduzione dell’archiviazione ottica risultava sicuramente un progetto sfidante e complesso. Nella ricerca di una soluzione adeguata il Gruppo Isa ha incontrato come partners ideali le aziende Noa Solution e Kartha srl.

Noa Solution Srl è un’azienda di informatica nata dalla esperienza pluridecennale dei suoi soci fondatori, ad oggi si è ritagliata uno spazio di rilievo nel mercato sardo divenendo fornitrice di molte Aziende piccole e grandi.
La Noa Solution è una società che collabora con i propri clienti nell’adozione delle soluzioni informatiche che aprono la strada ai business più innovativi e rilanciano la competitività di quelli tradizionali. Produce soluzioni d’avanguardia per l’informatica gestionale in ambienti client/server.
Da anni Noa Solution collabora con i principali fornitori internazionali di Information Technology, garantendo ai suoi clienti servizi di assistenza, formazione e manutenzione di alta qualità legati al prestigioso marchio IBM. La volontà di innovare e la capacità di immaginare scenari futuri sotto la spinta degli stimoli provenienti dal settore informatico sono due elementi che caratterizzano la visione aziendale. La Noa Solution ha stretto partnership con importanti aziende informatiche di livello nazionale ed internazionale, quali: VAR GROUP (che ha acquisito una partecipazione nella società), e Kartha srl.

OBIETTIVI
L’ esigenza della ISA è stata ovviamente quella di produrre e conservare meno carta possibile, cercando quindi di organizzare tutti questi documenti digitalmente.
Il progetto doveva avere le seguenti caratteristiche:
• immediato impatto economico, intervenendo sulle spese vive e materiali della generazione/conservazione dei documenti (stampanti, toner, modulistica)
• risultati facilmente riscontrabili circa i tempi di archiviazione/ricerca dei documenti
• sicurezza degli archivi gestiti, in considerazione anche del fatto che la volontà era di andare immediatamente in conservazione sostitutiva almeno dei documenti emessi
• scalabilità della soluzione, passando alla digitalizzazione dei documenti solo per step successivi
• flessibilità dell’archivio documentale, dovendo far fronte a variabili di acquisizione e interrogazione dei documenti stessi non sempre lineari o note ad inizio progetto
• minor impatto organizzativo possibile
una serie di questi punti poteva essere conseguito scegliendo di iniziare il processo di archiviazione e conservazione dal ciclo attivo di tutte le aziende, e, considerando anche la parte intercompany, il ciclo passivo delle aziende di gestione della rete di vendita ma evidentemente la scelta della soluzione informatica e soprattutto dei partner di progetto risultava quanto mai determinante.

IL PROGETTO DEL GRUPPO ISA
Per prima cosa si è costituito un gruppo di progetto che ha visto coinvolti l’EDP della ISA, Noa Solution e Kratha srl.
Sono stati esaminati tutti i flussi dei documenti, effettuando ripetute presentazioni del progetto e interviste agli Uffici Amministrativi del Gruppo ISA.
Dopo una dettagliata analisi delle problematiche presentate dal Gruppo ISA si è deciso di utilizzare il documentale KARTHADOC in maniera centralizzata per l’intero gruppo, strutturando poi il documentale per:
• classi utenti e
• classi di documenti da acquisire/interrogare

I documenti rientranti nel ciclo attivo del Gruppo ISA e nel ciclo passivo intercompany comprendono:
• Fatture Attive accompagnatorie di tutte le società
• Fatture Attive differite di tutte le società
• Bolle/DDT Attivi
• Bolle/DDT dei fornitori di rifatturazione (consegna diretta ai punti vendita e fattura alla ISA)
Gli applicativi di generazione dei documenti attivi sono:
• AS400 per i documenti dei magazzini della ISA e Casar
• Tre gestionali diversi per tipologia di negozio
• Gestionale della contabilità

La prima categoria di documenti vengono acquisiti dal gestionale tramite spool di stampa da sistema Power i IBM e poi portati in KARTHADOC, tutti gli altri vengono acquisiti dai rispettivi  gestionali sotto forma di PDF.
Mentre per i documenti provenienti dall’AS400 l’acquisizione è già in grado di reperire dallo spool i dati salienti per la ricerca, per tutti gli altri con grande semplicità applicativa è stato sufficiente creare la chiave di archiviazione attraverso il nome del PDF, e arricchire la stessa di tutti i dati per la indicizzazione con un semplice file .txt proveniente dalla contabilità.

Ciascun tipo di documento ha poi una serie di allegati che ne costituiscono parte integrante ai fini della consultazione e/o controllo da parte degli Organi preposti.
In particolar modo risultano interessanti
• L’acquisizione della firma da parte del cliente per avvenuta consegna e d eventuali riserve in bolla
• Intercompany: documenti emessi dalla capogruppo verso le società di gestione dei negozi, acquisiti dalla contabilità come fatture passive

FIRMA DEL CLIENTE
Per il primo problema si è provveduto a stampare una pagina riepilogativa per ciascun documento. Tale pagina raccoglie i dati salienti del documento stesso (piedi fattura e riepilogo cauzioni consegnate e rese, oltre alle eventuali riserve in bolla da parte del cliente) e un barcode con la chiave del documento stesso.
Al cliente rimane la sua copia completa del documento e il trasportatore si fa firmare e riporta al Centro la pagina riepilogativa firmata.
Attraverso la semplice scannerizzazione (di massa) di queste pagine il sistema le acquisisce legandole come allegato alla fattura originaria.
In tal modo uno dei problemi che per molto tempo avevano fatto ”storcere il naso” agli amministrativi è stato risolto utilizzando poche risorse di sistema.

INTERCOMPANY
Il secondo problema ha invece aspetti organizzativi più impattanti.
Prima dell’archiviazione ottica, infatti:
• tutti i documenti della ISA venivano stampati e inviati ai PdV (Punti Vendita)
• I gestionali di magazzino e della contabilità, attraverso il flusso detto appunto intercompany trasformavano le fatture attive della ISA in fatture passive delle società del Gruppo, attribuendo il protocollo contabile in automatico
• I negozi li siglavano e li rinviavano alla sede
•Le diverse Amministrazioni delle aziende del Gruppo riprendevano ciascun documento, richiamavano dal gestionale della contabilità il protocollo contabile e lo riportavano a mano sulla prima pagina della fattura, dopo aver apposto un timbro di presa visione
• Infine si provvedeva all’archiviazione nei diversi falconi

Un flusso ancora più complesso derivava dalle fatture ISA di rifatturazione, ossia le fatture dei fornitori alla ISA per consegna dirette sui Pdv e successiva fattura della ISA alle società del Gruppo. Queste hanno bisogno infatti (dal punto di vista delle società del Gruppo) degli allegati dei documenti di consegna del fornitore, per cui in Amministrazione si provvedeva ad una doppia archiviazione: prima dei soli documenti di consegna e poi della loro risistemazione come allegati alle successive fatture della ISA.
 
Con l’introduzione di KARTHADOC, invece, si è eliminato del tutto il data entry sfruttando i dati delle fatture attive di ISA emesse verso le Aziende satelliti del Gruppo. Tali dati vengono acquisiti direttamente e quindi inseriti nel documentale. Sulla fattura, che per l’azienda satellite diventa passiva viene stampato automaticamente il protocollo di registrazione  e la data tramite KARTHA WATERMARK incluso nel pacchetto KISA.
Le fatture verso le società del Gruppo non ritornano più in amministrazione.
Non viene più eseguita alcuna operazione manuale, ma solo dei controlli, prima della conservazione sostitutiva di integrità della numerazione e dell’esistenza di tutte le immagini dei documenti.
Per la rifatturazione si è provveduto ad un semplice data-entry che permette di registrare i documenti del fornitore ed acquisirli attraverso la scannerizzazione degli stessi dopo aver apposto un barcode progressivo. In tal modo i documenti sono immediatamente disponibili e consultabili sul documentale.
In automatico, partendo dai dati della fatturazione della ISA (che contiene i dettagli della bolla del fornitore) e della fattura intercompany viene eseguito il legame tra fattura passiva del fornitore ISA e documento accompagnatorio del fornitore
Tra l’altro, avendo da subito a disposizione le bolle fornitore nel sistema è possibile a fine periodo valutare quante sono le bolle in attesa di fattura e approssimarne persino il valore. 

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Altra fase del progetto è stata la Conservazione sostitutiva, infatti alcune aziende del  Gruppo Isa dal 2010 hanno deciso di portare in conservazione sostitutiva le Fatture Attive, i Registri Iva, le Fatture Passive del processo Intercompany e gli allegati dei documenti ISA.
In tal modo si è evitato del tutto di creare archivi pesanti di documenti cartacei, essendo le fatture prima della conservazione archiviate con criteri assai meno dispendiosi e poi distrutti del tutto.

RISULTATI
Ad oggi si può dire che tutti gli obiettivi sono stati raggiunti oltre ogni aspettativa.
L’impatto economico è stato immediato, considerando le sole spese vive: con l’introduzione dell’archiviazione ottica è stato infatti introdotto anche un nuovo modulo di documento in A4, risparmiando sui canoni di manutenzione delle stampanti ad aghi dei moduli continui e sulla modulistica in tre copie. Sembrerebbe un aspetto poco rilevante, ma solo queste fonti di risparmio in un anno hanno ripagato per intero quasi l’intero progetto
Impatto organizzativo: senza modificare l’organizzazione aziendale si sono eliminate una serie di attività ridondanti e onerose, liberando energie per attivare controlli di merito molto più precisi. Tra l’altro un risultato positivo importantissimo è consistito nell’aver chiarito tutti i flussi di generazione dei documenti, rimappando le responsabilità aziendali ed eliminando tutte le fonti non strutturate che con l’archiviazione analogica creavano costantemente incertezza e confusione.
Sicurezza: tutti gli attori organizzativi hanno dichiarato grande tranquillità avendo ottenuto una serie di interrogazioni di congruità degli archivi, tra l’altro in modalità assolutamente intuitiva.
Flessibilità: la soluzione KARTHADOC si è rilevata estremamente flessibile dal momento che il progetto, nella sua prima e più sostanziosa parte, è stato attivato in pochi mesi, si è andati in conservazione sostitutiva recuperando anche i mesi precedenti l’installazione e, soprattutto, è stato implementato di una serie di flussi inizialmente non previsti o non esistenti o comunque presentati diversamente da parte degli stessi operatori della ISA.
L’EDP della ISA in pochissimo tempo ha fatto suo l’applicativo, gestendolo con grande autonomia e sviluppando a corredo dello stesso una serie di altri piccoli applicativi satellite che richiamano documenti acquisiti sul documentale.

In conclusione, questo progetto ha reso le operazioni tra le varie aziende del Gruppo e delle singole Aziende molto più snelle, e ad oggi il sistema ha trovato un ottimo riscontro negli utilizzatori che si sono visti ridurre drasticamente i documenti cartacei e i tempi di ricerca.

 



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