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R.L.A. Services S.r.l.
24/02/2011 9.20.00
 
R.L.A. Services S.r.l.
 
     
Ponteggi Edilponte S.p.A. nasce nel 1963 a Povegliano Veronese e grazie all'esperienza acquisita in oltre 40 anni di presenza sul mercato nazionale ed internazionale, è in grado di fornire alla sua clientela una vasta gamma di prodotti d'ottima fattura e solidità, tanto da vantare numerose certificazioni ministeriali per la sicurezza. Ponteggi Edilponte S.p.a. lavora in un ottica di salvaguardia e garanzia di severi standard di sicurezza degli operatori di cantiere addetti al Montaggio - Trasformazione - Smontaggio dei ponteggi metallici. Attraverso il proprio studio tecnico di progettazione, aggiorna con nuove ed innovative soluzioni le proprie Autorizzazioni Ministeriali periodicamente, con l'inserimento nelle stesse, dopo verifica Ministeriale, degli accessori ritenuti garanti della sicurezza ed atti al risolvere al meglio le problematiche della cantieristica moderna. L’enorme gamma di prodotti e il mercato trasversale su cui opera Edilponte ha reso sempre più complicato la gestione dei documenti storici.
 
Questa esigenza ha fatto incontrare EDILPONTE con SOLUZIONI.
 
Da una prima analisi Soluzioni ha appunto rilevato la necessità, da parte del personale di Edilponte S.p.a., di trovare e consultare in tempi brevi i documenti storici. L’analisi dei vari processi ha poi portato alla definizione di un’altra esigenza che scaturisce dal desiderio di limitare lo spazio e l’impiego di tempo per l’archiviazione dei documenti, dai più comuni (contabilità ordinaria) a quelli specifici.
I documenti sono ricevuti per la maggioranza in formato cartaceo, ma sempre più anche in formato digitale tramite posta elettronica o supporti esterni.
In entrambi i casi, è stata rilevata la necessità di archiviare ordinatamente i documenti ricevuti in modo da poterli recuperare velocemente, in caso di  consultazione e/o modifica. Attualmente vengono fatte delle fotocopie, del medesimo documento, le quali vengono archiviate manualmente.
Questo continuo fotocopiare, archiviare, sostituire comporta un grande dispendio di tempo e risorse, e una mole di carta da archiviare sempre maggiore che rende difficile la ricerca, ma anche il mantenimento stesso per motivi di spazio disponibile negli archivi.
 
Così, le principali richieste sono state:
  • riordinare la gestione dei flussi documentali in Azienda
  • archiviare in formato digitale tutti i documenti, ritenuti importanti, siano essi prodotti internamente che ricevuti da fonti esterne
  • semplificare e velocizzare la ricerca e la consultazione dei documenti archiviati
  • Limitare, ove possibile, il consumo di carta
  • Archiviare direttamente dal gestionale in KarthaDoc
Il nuovo sistema di archiviazione documentale informatico, dovrà sfruttare al meglio le risorse presenti, automatizzare il più possibile, l’archiviazione, la ricerca, la consultazione, la stampa e l’invio dei documenti verso l’interno e l’esterno, avendo sempre sotto controllo la situazione dei vari documenti, siano essi storici o attuali.
Soluzioni per rispondere in maniera adeguata all’esigenza del cliente ha seguito i seguenti punti:
 
  1. Analisi e impostazione della piattaforma hardware necessaria.
  2. Analisi globale del flusso documentale aziendale
  3. Analisi dei documenti che si desiderano archiviare e specifiche per eventuali automazioni.
  4. Parametrazione e creazione delle classi documentali individuate
  5. Istruzione a Vs. personale per l’utilizzo del sistema
  6. Inizio caricamento manuale dei documenti nelle varie classi ed istruzione all’utente
  7. Sviluppo delle automazioni autorizzate e richieste dal Cliente
Attualmente La struttura RLA Service gestisce tutte le società del gruppo PONTEGGI EDILPONTE S.p.a. con il Gestionale OndaIQ integrato completamente con il Documentale KarthaDoc.
Ogni utente è dotato di uno scanner professionale da tavolo Fujitsu e durante l’utilizzo del gestionale a fine registrazione, attraverso un pulsante di apposito archivia direttamente il documento e gli allegati relativi alla registrazione effettuata in modo interattivo.
Per tutti i documenti pervenuti già in formato elettronico la procedura di archiviazione sul documentale è stata automatizzata attraverso una semplice cartella presente sul desktop di ogni utente, è’ sufficiente che l’utente salvi o sposti qualsiasi file sulla cartella ed automaticamente il sistema apre il Documentale Kartha con l’allegato salvato e ne chiede il completamento delle informazioni.
Tutte le informazioni provenienti da Mail o prodotte da File Word Excel o Pdf o di altro tipo, utilizzano sia il sistema chiamato “Ascoltatore” per una automatica memorizzazione dei documenti su KarthaDoc sia le apposite procedure Macro messe a disposizione da Kartha ed adeguatamente modificate per l’esigenza del flusso del cliente.
Tutti i documenti di ciclo attivo e passivo sono automaticamente legati , permettendo quindi una navigazione tramite il documentale dalla fattura a tutti i documenti che l’anno originata o addirittura al pagamento relativo.
Sono state archiviate  tutte le pratiche di altro tipo, come certificazioni, pratiche legali ecc… permettendo una facile estrapolazione e ricerca di tutta la documentazione in caso di necessità da parte dell’ufficio preposto.
Questo sistema ha permesso di sfruttare la ricerca trasversale del Documentale KarthaDoc , quindi con una semplice ricerca di tutti i documenti di un cliente, verranno visionati non solo i documenti di ciclo attivo e passivo – Bolle e fatture, ma anche contratti, mail, cambiali o assegni, pratiche legali e qualsiasi documento l’utente abbia archiviato che contenga il riferimento al cliente selezionato. Una trasversalità eccezionale.
Gli Obbiettivi raggiunti sono stati:
velocizzato la ricerca e la condivisione dei documenti con controllo di sicurezza attraverso lo strumento standard di security fornito da KarthaDoc che permette il controllo affinché solo utenti autorizzati possano vedere, caricare, modificare o cancellare documenti o classi documentali.
• Diminuito drasticamente i tempi per la ricerca di copie del documento ed il suo invio ad un destinatario.
• Aumentata l’accessibilità in quanto, i dirigenti incaricati, possono attingere a contratti e documenti da una qualsiasi postazione e località nel mondo attraverso un semplice accesso internet.
 
Successivamente. Con l’ integrazione con il gestionale OndaIQ e OndaUp in aggiunta al modulo di integrazione fornito da Edisoftware, Soluzioni ha previsto la possibilità di archiviazione interattiva del documento nella fase di registrazione, evitando la stampa di etichette con codice a barre.
Soluzioni, Infine, ha implementato un pulsante che permette di visionare direttamente il documento senza passare dal navigatore documentale standard del gestionale, sia in formato anteprima sia in formato elenco e dettaglio, grazie al sistema di programmazione KarthaDoc Web che permette di effettuare semplici chiamate Https per una veloce integrazione con tutti i sistemi gestionali.

 



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